Problème à la porte ?

Le soir de l’événement, les pépins arrivent vite et la file attend. Voici les cas les plus courants, avec la parade en une ou deux lignes. Pour le détail, suivez les liens.

Billet introuvable ou mauvais courriel

Touchez « Billet oublié ? » et cherchez le nom de l’acheteur, ou celui inscrit sur le billet. Une faute dans le courriel ne change rien : la recherche trouve aussi le nom. Le responsable corrigera l’adresse après, dans Commandes.

Le téléphone de l’acheteur est mort

Même parade : « Billet oublié ? », puis le nom. Si la personne connaît le numéro du billet, tapez-le : il est imprimé sous le code QR de chaque billet.

« Déjà utilisé » : une capture partagée ?

L’écran ambre donne l’heure du premier passage (« entré aujourd’hui à … »). La personne est sortie et revient ? Laissez-la entrer. Sinon, c’est souvent une capture d’écran partagée : demandez le nom et comparez avec celui affiché. Un billet ne fait entrer qu’une personne ; s’il reste des places, proposez la vente à la porte.

« Ancien code : billet envoyé à quelqu’un »

L’acheteur a donné ce billet à une autre personne, et ce vieux code ne marche plus. Avec le réseau, l’écran donne le nom de la personne qui l’a reçu : cherchez ce nom avec « Billet oublié ? ». C’est le nouveau code, reçu par courriel, qui fait entrer.

Le scan ne lit pas le code

• Demandez à la personne de monter la luminosité de son écran au maximum.
• Tenez le code à une vingtaine de centimètres, sans reflet. Essuyez la lentille de votre caméra.
• Toujours rien ? Tapez le numéro du billet (sous le code QR) ou le nom dans « Billet oublié ? ».

La caméra ne s’ouvre pas du tout ? Voir le dépannage.

Plus de réseau

Continuez à scanner : un bandeau jaune s’affiche et le scan utilise la liste gardée dans le téléphone. Les entrées partent toutes seules au retour du réseau.

• Ne rechargez pas la page et ne fermez pas l’onglet. Sans réseau, la page ne se rouvre pas. La liste, elle, reste dans le téléphone.
• Les billets achetés depuis la dernière mise à jour (elle se fait toutes les 2 minutes) s’affichent en jaune pâle, « À vérifier ». Regardez le courriel de confirmation sur le téléphone de la personne. S’il est bon, touchez « Faire entrer quand même ».
• Sans réseau, l’entrée de groupe n’existe pas : scannez chaque billet.

Voir Sans réseau.

Le téléphone du bénévole est mort

Prenez un autre téléphone et ouvrez le scan avec le code QR de la fiche de la porte, ou le code de la porte. Les entrées déjà envoyées ne sont pas perdues : le compteur est partagé. En attendant, cochez sur la liste imprimée.

Des entrées faites sans réseau attendaient dans le téléphone mort ? Rechargez-le, puis rouvrez le scan avec du réseau : elles partent toutes seules.

Billet d’un autre événement ou d’une autre date

L’écran rouge « Mauvais événement » dit lequel, et sa date, s’il s’agit d’un autre événement de votre organisme. Montrez-le à la personne. S’il reste des places, la vente à la porte règle le cas ce soir. Pour le reste, notez son nom et laissez le responsable trancher.

Achat sur place : paiement refusé

• Carte refusée dans l’application Stripe : n’enregistrez rien. Proposez une autre carte, le comptant ou le code QR, payé sur le téléphone de la personne.
• Code QR : tant que l’écran n’est pas passé à « Payé », rien n’est vendu. Si la personne abandonne, touchez « Annuler la vente » : les places sont libérées.

Voir Vendre à la porte.

Une demande de remboursement sur place

Ne remboursez pas à la porte. Rappelez la politique de remboursement de votre organisme : elle est sur la page de l’événement et dans le courriel des billets. Notez le nom et le courriel de la personne. Le responsable traite la demande après, depuis l’onglet Participants de l’espace organisme. Voir Rembourser une commande.

Seule exception : une vente à la porte faite par erreur. Pendant 2 minutes, « Annuler cette vente (rendez …) » l’annule : rendez l’argent tout de suite.

La file s’allonge

• Faites deux files : une pour les billets prêts à scanner, une pour les cas à régler (billet oublié, achat sur place, « À vérifier »).
• Ajoutez des téléphones : plusieurs peuvent scanner le même événement en même temps.
• Pour un groupe, le bouton « Faire entrer les … autres aussi » fait entrer toute la commande d’un coup.
• Demandez aux gens d’ouvrir leur billet et de monter la luminosité avant d’arriver à la porte.

Une personne avec un besoin d’accessibilité

Faites-la passer sans attendre la file. Si vous avez posé la question « Besoins d’accessibilité », les réponses sont dans la liste imprimée depuis l’onglet Jour J ou Participants (une colonne par question) : remettez-les à l’équipe de la porte avant d’ouvrir. Un accompagnateur se présente sans billet ? Appliquez la règle de votre organisme, décidée d’avance.

La veille

• Ouvrez l’écran de scan une fois sur le Wi-Fi de la salle. La ligne « Prêt sans réseau » confirme que la liste est dans le téléphone. L’accès dure 24 heures : rouvrez-le le jour même si besoin.
• Imprimez la liste de secours, puis réimprimez-la juste avant d’ouvrir les portes pour avoir les derniers achats.
• Chargez tous les téléphones, et prévoyez une batterie externe.
• Préparez de la monnaie si vous vendez à la porte, et testez l’application Stripe sur le téléphone de la caisse.
• Faites un test avec un vrai billet, puis touchez « Annuler cette entrée ».

La liste complète est dans Préparer le jour J.