Préparer le jour J

Le soir de l'événement, tout se passe à la porte : scanner les billets, vendre les derniers billets, régler les petits imprévus. Une bonne préparation la veille vous évite bien du stress.

La liste de vérification

La veille

• Testez le réseau à la porte. Le scan marche mieux avec Internet (Wi-Fi ou données cellulaires). S'il tombe, le scan continue avec la liste gardée dans le téléphone (sans réseau), à condition d'avoir ouvert le scan une fois avec du réseau. Si le signal est faible, demandez le mot de passe du Wi-Fi de la salle.
• Envoyez le lien bénévole et le code bénévole aux personnes qui scanneront sans compte (par texto, par exemple). Vous les trouvez dans l'onglet Jour J, section « Bénévoles sans compte ».
• Assignez les tâches : qui scanne, qui vend à la porte, qui s'occupe des options à remettre (consommations, repas, chandails).
• Préparez la vente à la porte : l'application Stripe installée sur le téléphone qui encaissera les cartes, et un fond de caisse pour le comptant. Voir Vendre à la porte.

Juste avant d'ouvrir les portes

• Téléphones chargés, avec une batterie externe si possible.
• Chaque bénévole ouvre le scan et entre le code. L'accès dure 24 heures sur ce téléphone : s'il a été ouvert l'avant-veille, il faudra peut-être retaper le code.
• Imprimez la liste le plus tard possible, pour qu'elle contienne les derniers achats. Voir La liste papier.
• Préparez les options à remettre. Le scan affiche « À remettre » quand une personne en a payé d'avance.
• Faites un test avec un vrai billet (le vôtre, par exemple), puis touchez « Annuler cette entrée ».

L'onglet Jour J

Dans le menu de gauche, cliquez sur Événements, puis sur l'événement, puis sur l'onglet Jour J. Le jour même, le bouton « Jour J : scanner » de l'Accueil y mène directement. Vous y trouvez :

• trois compteurs : billets valides, déjà entrés et encore attendus ;
• Scanner les billets : ouvre l'écran de scan. Voir Scanner les billets.
• Vente à la porte : vendre et encaisser sur place. Voir Vendre à la porte.
• Imprimer la liste : la liste de secours, à cocher au crayon. Voir La liste papier.
• Bénévoles sans compte (responsable et administrateurs) : un code QR que vos bénévoles scannent avec leur téléphone pour ouvrir le lien bénévole, puis deux codes à taper :
• le code bénévole (8 caractères) : scanner seulement, aucun montant affiché ; à donner à toute l'équipe de la porte ;
• le code caisse (10 caractères) : scanner et vendre à la porte ; à confier seulement aux personnes qui tiennent la caisse. Chaque code a son bouton « Changer ».
• Caisses : une ligne par personne qui a tenu la caisse, avec le fond, l'attendu, le compté et l'écart.
• Avant d'ouvrir les portes : la liste des vérifications à faire.

Sur un ordinateur, le bouton flottant « Scanner », en bas à droite, ouvre aussi le scan en un geste. Sur un téléphone, c'est le bouton « Scanner » de la barre du bas.

Pendant la soirée

• Plusieurs téléphones peuvent scanner en même temps. Le compteur « entrés » est partagé.
• Une personne a oublié son billet ? Touchez « Billet oublié ? » dans l'écran de scan.
• Le réseau tombe ? Continuez à scanner : le téléphone garde la liste et envoie les entrées au retour du réseau. En dernier recours, la liste papier.
• Pour les autres pépins, voyez le dépannage.

Après l'événement

• Changez les codes dans l'onglet Jour J (« Changer le code bénévole », « Changer le code caisse ») : les anciens accès tombent aussitôt.
• Faites la caisse : chaque personne ferme sa caisse depuis l'écran de vente (comptage, puis écart). L'onglet Jour J reprend toutes les caisses de la soirée. Voir Vendre à la porte.
• Consultez l'onglet Aperçu : entrées, ventes à la porte, net.
• Si vous avez coché des personnes sur papier, reportez leurs entrées dans l'onglet Participants si vous voulez des chiffres exacts.
• Ramassez et détruisez les listes imprimées : elles contiennent des noms.

Questions fréquentes

Qui peut scanner ?

Le responsable, les administrateurs, les rôles « Vente à la porte » et « Contrôle à l'entrée », et toute personne qui a le code bénévole ou le code caisse. Le jour de l'événement, les rôles « Vente à la porte » et « Contrôle à l'entrée » arrivent directement sur l'écran de scan quand ils se connectent. Voir Équipe et rôles.

Faut-il une application ?

Non, pour le scan : il se fait dans le navigateur du téléphone. Seul l'encaissement des cartes à la porte demande l'application Stripe.

Peut-on scanner sans Internet ?

Oui, si le scan a été ouvert une fois avec du réseau : voir Sans réseau. Gardez quand même la liste papier à portée de main.