La liste papier
Imprimer la liste des participants, la trier par nom ou par numéro, et savoir quand s'en servir à la porte.
Le réseau tombe, un téléphone meurt, la file s'allonge ? La liste papier est votre plan B. Elle se coche au crayon, sans Internet.
Où la trouver
- Dans l'onglet Jour J de l'événement : Imprimer la liste.
- Dans l'onglet Participants : bouton « Imprimer la liste ».
- Dans l'écran de scan, tout en bas : « Imprimer la liste (au cas où le réseau tombe) ». Ce lien fonctionne aussi pour les bénévoles qui ont le code bénévole.
La liste s'ouvre dans un nouvel onglet.
Ce qu'elle contient
En haut : le nom de l'événement, la date, le lieu, le nombre de billets par type, et l'heure d'impression.
Puis une ligne par billet valide, avec :
- une case à cocher ;
- le nom de l'acheteur ;
- le numéro du billet (il est aussi imprimé sous le code QR de chaque billet) ;
- le type de billet ;
- ce qu'il y a à remettre (options payées d'avance) ;
- déjà entré, avec l'heure, pour les billets scannés avant l'impression.
Les billets remboursés n'y sont pas.
Imprimer
- Ouvrez la liste.
- En haut, choisissez Trier : par nom ou par n°.
- Cliquez sur « Imprimer ».
Trier par nom est le plus pratique quand les gens arrivent sans billet. Par numéro sert quand on lit le numéro sur le billet, par exemple si la caméra ne fonctionne plus.
Quand s'en servir
- Le réseau ne répond plus : l'écran de scan affiche « Réseau trop lent » à répétition.
- Un téléphone est à plat et il n'y en a pas d'autre.
- Une grosse file : une deuxième porte peut travailler sur papier (par exemple les noms de A à L d'un côté, de M à Z de l'autre).
- Pour l'accueil des invités ou du vestiaire, qui n'ont pas besoin de scanner.
Bien l'utiliser
- Imprimez le plus tard possible. La liste est une photo du moment : les billets achetés après l'impression, en ligne ou à la porte, n'y sont pas.
- Cochez au crayon chaque personne qui entre.
- Une seule méthode à la fois par porte. Si vous passez du scan au papier, réimprimez la liste à ce moment : la colonne « Déjà entré » montrera qui est déjà passé.
- Les coches ne sont pas dans le système. Si le réseau revient et que vous reprenez le scan, une personne cochée sur papier n'est pas marquée comme entrée.
- Après l'événement, si vous voulez des chiffres exacts, reportez les coches dans l'onglet Participants avec le bouton « Faire entrer ».
Qui peut l'imprimer ?
Le responsable, les administrateurs et la comptabilité (depuis l'espace organisme), ainsi que toute personne qui peut scanner, y compris les bénévoles avec le code bénévole (depuis l'écran de scan).
Confidentialité
La liste contient des noms. Ne la laissez pas traîner sur une table. Ramassez toutes les copies à la fin de la soirée et détruisez-les.