Vendre à la porte

Il reste des places le soir même ? Vendez-les à la porte. Les personnes sont ajoutées à la liste des participants et marquées comme entrées tout de suite.

Qui peut vendre à la porte ?

• Le responsable, les administrateurs et le rôle Vente à la porte.
• Toute personne qui a le code caisse de l'événement (10 caractères). Le code bénévole (8 caractères) sert seulement à scanner : il ne donne pas accès à la vente ni aux montants.

Les rôles Contrôle à l'entrée et Comptabilité ne peuvent pas vendre. Voir Équipe et rôles.

Le plus simple : le code QR

L'acheteur paie sur son propre téléphone, sans matériel ni application de votre côté :

1. Choisissez les billets comme d'habitude, puis touchez « Code QR : l'acheteur paie sur son téléphone ».
2. Un grand code QR s'affiche avec le montant. L'acheteur le scanne avec l'appareil photo de son téléphone et paie par Apple Pay, Google Pay ou carte.
3. Votre écran passe tout seul à « Payé ». Les personnes sont marquées comme entrées et la vente s'ajoute à la liste.
4. Touchez « Nouvelle vente » pour la personne suivante.

Si l'acheteur change d'idée, touchez « Annuler la vente » : rien n'est payé et les places sont libérées. Sans paiement après 35 minutes, la vente s'annule toute seule. Les frais sont ceux d'un paiement en ligne (environ 2,9 % + 0,30 $). Si l'acheteur entre son courriel sur la page de paiement, il reçoit ses billets par courriel.

Avant l'événement : préparer l'encaissement

Pour les cartes sans code QR et pour le comptant, la billetterie n'encaisse pas elle-même : elle enregistre la vente, une fois l'argent reçu.

• Pour les cartes : installez l'application Stripe Dashboard sur le téléphone de la personne qui encaisse (iPhone avec iOS 17.4 ou plus récent, ou Android compatible). Elle doit être connectée au compte Stripe de votre organisme. Avec Tap to Pay, la carte ou le téléphone de l'acheteur se tape sur votre téléphone : pas de terminal à louer.
• Pour le comptant : prévoyez un fond de caisse.

Faites un essai avant le soir de l'événement.

Ouvrir la caisse

Avant la première vente, l'écran demande « Qui tient la caisse ? » et le fond de caisse (la monnaie au départ, 0 si vous n'en avez pas). Chaque vente faite sur ce téléphone est ensuite inscrite à ce nom. Le haut de l'écran rappelle la caisse ouverte, le nombre de ventes et le comptant reçu.

Vendre, étape par étape

1. Dans l'onglet Jour J de l'événement, touchez « Vente à la porte ». Depuis l'écran de scan, le bouton « Vente à la porte » y mène aussi. Un bénévole qui tape le code caisse arrive directement ici.
2. Choisissez le nombre de billets de chaque type avec les boutons + et −. La page indique les places restantes.
3. Ajoutez les options, s'il y en a (consommations, etc.).
4. Si vous voulez, entrez le nom et le courriel de la personne. Avec un courriel, elle reçoit son reçu et ses billets.
5. Regardez le total à encaisser.
6. Encaissez. Par carte : dans l'application Stripe, entrez le même montant et faites taper la carte. En argent : recevez le comptant et rendez la monnaie.
7. De retour sur la page, touchez « Payé par carte : enregistrer » ou « Payé comptant : enregistrer ».

Le message « Vente enregistrée » confirme la vente, avec le nombre de personnes entrées.

Ce qui est enregistré

• Une commande au canal « Porte », avec le mode « Porte · carte » ou « Porte · comptant ».
• Le nom donné, ou « Vente à la porte » si vous n'en avez pas inscrit.
• Des billets numérotés, déjà marqués comme entrés. Ils comptent dans le compteur « entrés ».
• Les frais : pour une carte, une estimation des frais Stripe (environ 2,9 % + 0,30 $) ; pour le comptant, aucuns frais.

La billetterie n'est pas reliée à l'application Stripe. Elle ne vérifie pas que la carte a bien été payée, ni le montant. À la fin de la soirée, comparez les ventes « Porte · carte » du rapport financier (actions de l'onglet Aperçu) avec les paiements de l'application Stripe, et le comptant avec la caisse.

Bon à savoir

• La vente à la porte reste possible après la fin de la vente en ligne.
• Le nombre de places est respecté : si c'est complet, la vente est refusée.
• Un événement annulé ne peut plus rien vendre.
• Il n'y a pas de don ni de case d'infolettre à la porte.

Fermer la caisse en fin de soirée

1. Sur l'écran de vente, touchez « Fermer la caisse ».
2. Comptez tout l'argent comptant, fond compris, idéalement à deux. Entrez le total et, si vous voulez, le prénom de la personne qui a compté avec vous. L'écran ne montre pas d'avance ce qu'il devrait y avoir : c'est voulu, pour un comptage honnête.
3. Le résumé s'affiche : fond de départ, ventes au comptant, attendu, compté, écart, et le montant à déposer à la banque (le compté moins le fond). Au-delà de 5 $ d'écart, écrivez une courte explication pour le trésorier.

Quelqu'un vous remplace en cours de soirée ? Fermez votre caisse, puis touchez « Passer la caisse à quelqu'un d'autre » : la nouvelle caisse part avec le montant compté comme fond.

Le téléphone de la caisse est perdu ou éteint ? Le responsable ou un administrateur compte la caisse et la ferme depuis l'onglet Jour J (liste des Caisses, « Fermer cette caisse »). Tant qu'une caisse est ouverte, la liste ne montre pas ce qu'elle devrait contenir.

Une vente au comptant remboursée avant la fermeture est retirée de l'attendu. Après la fermeture, la caisse comptée ne change plus : rendez l'argent à part.

Dans l'onglet Jour J, le responsable voit la Caisse de la porte (ventes par moyen de paiement) et la liste des Caisses : qui, de quelle heure à quelle heure, fond, attendu, compté et écart. Les ventes par carte et par code QR sont versées par Stripe (ou votre terminal), pas dans la caisse.

Rembourser une vente à la porte

La billetterie ne peut pas rembourser une vente à la porte : l'argent n'est pas passé par elle. Faites-le à la main.

1. Rendez l'argent : dans l'application Stripe pour une carte, en argent pour du comptant.
2. Un responsable ou un administrateur ouvre la commande dans l'onglet Participants et clique sur « Rembourser ». Les billets sont annulés et un message rappelle de rembourser à la main.

Si la personne avait donné son courriel, elle reçoit l'avis de remboursement habituel. Rendez-lui son argent rapidement. Voir aussi Rembourser une commande.

Questions fréquentes

Je me suis trompé dans la quantité.

Faites rembourser la vente (étape 2 ci-dessus), puis enregistrez une nouvelle vente avec la bonne quantité.

Peut-on utiliser un terminal Stripe ?

Vous pouvez encaisser avec n'importe quel outil Stripe, puis enregistrer la vente avec « Payé par carte ». Le paiement Tap to Pay intégré directement à la billetterie n'existe pas encore.

Comment voir le total de la porte ?

Dans l'onglet Participants, le filtre À la porte montre ces billets. Le rapport financier donne les montants.