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Suivre ses ventes

Suivre ses participants

Retrouver une personne, filtrer la liste, ouvrir une commande, marquer une entrée, corriger un courriel, renvoyer les billets, rembourser et exporter vers Excel.

L'onglet « Participants » montre une ligne par billet vendu, en ligne ou à la porte. C'est là que vous retrouvez une personne, vérifiez si elle est entrée et réglez la plupart des petits problèmes.

Ouvrir la liste

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Événements.
  2. Cliquez sur l'événement.
  3. Cliquez sur l'onglet Participants, en haut de la page.
Vous cherchez une commande sans savoir pour quel événement ? Utilisez plutôt la page Commandes du menu de gauche. Voir Retrouver une commande.

Chaque ligne indique :

  • le numéro du billet (il figure aussi sur le billet, sous le code QR) ;
  • le nom et le courriel de l'acheteur ;
  • le type de billet ;
  • le canal : « En ligne » ou « Porte » ;
  • l'entrée : « Attendu » (pas encore scanné), « Entré » avec l'heure, ou « Remboursé ».
Bon à savoir : tous les billets d'une commande portent le nom de l'acheteur. Une commande de 4 billets donne donc 4 lignes au même nom. Il n'est pas encore possible d'inscrire un nom différent par billet.

Chercher et filtrer

  • Tapez un nom, un courriel ou un numéro de billet dans la case de recherche. La liste se réduit pendant que vous tapez.
  • Cliquez sur un filtre : Tous, Pas encore entrés, Entrés, À la porte ou Remboursés. Le chiffre à côté de chaque filtre donne le nombre de billets.

Ouvrir une commande

Cliquez sur un nom. La fiche de la commande s'ouvre à côté de la liste (en dessous, sur un téléphone). Vous y voyez :

  • ce qui a été acheté : billets, options, don ;
  • les frais Stripe et le net pour l'OBNL ;
  • l'historique : payé (et par quel canal), billets créés, courriel envoyé ou non, entrée, remboursement ;
  • la mention « inscrit à l'infolettre », si la personne a coché la case.

Marquer une entrée à la main

Dans la fiche, chaque billet a un bouton « Faire entrer ». S'il est déjà entré, le bouton devient « Annuler l'entrée ». C'est pratique après l'événement, par exemple pour reporter les entrées cochées sur la liste papier.

Corriger le nom ou le courriel

  1. Ouvrez la commande.
  2. Cliquez sur « Corriger le nom ou le courriel ».
  3. Faites la correction, puis cliquez sur « Enregistrer et renvoyer les billets ».

Les billets partent aussitôt à la nouvelle adresse et le nouveau nom apparaît sur les billets.

Attention : le code QR ne change pas. Si les billets étaient partis à l'adresse de quelqu'un d'autre, les codes déjà envoyés restent valides.

Renvoyer les billets

Dans la fiche, cliquez sur « Renvoyer le courriel ». L'historique indique la date du dernier envoi. Si la personne ne trouve toujours rien, voyez le dépannage.

Rembourser

Cliquez sur « Rembourser », puis confirmez. Toute la commande est remboursée et les billets sont annulés. Tous les détails sont dans Rembourser une commande.

Exporter vers Excel

Cliquez sur « Exporter vers Excel », en haut de la page. Le fichier contient une ligne par billet : numéro, nom, courriel, billet, ce qu'il y a à remettre, canal, statut, date de paiement, heure d'entrée et numéro de commande. Il s'ouvre directement dans Excel.

Le bouton « Imprimer la liste » donne une liste papier pour la porte.

Ce fichier contient des renseignements personnels. Gardez-le en lieu sûr et supprimez-le quand vous n'en avez plus besoin.

Qui voit quoi ?

  • Responsable et Administrateur : la liste et tous les boutons.
  • Comptabilité : la liste, la fiche et l'export, sans aucun bouton d'action.
  • Vente à la porte et Contrôle à l'entrée : pas d'accès à la liste. À la porte, ils utilisent « Billet oublié ? » dans l'écran de scan.

Voir aussi Équipe et rôles.

Questions fréquentes

Puis-je transférer un billet à une autre personne ?

Il n'y a pas de transfert en libre-service. L'acheteur peut simplement transmettre son billet (le courriel ou le code QR) : le premier code présenté à l'entrée est accepté. Vous pouvez aussi corriger le nom et le courriel de la commande, mais cela touche tous ses billets.

Je ne vois pas les boutons « Rembourser » ou « Corriger ».

Votre rôle ne le permet pas. Demandez au responsable de l'organisme.

Où voir les ventes en argent ?

Dans l'onglet Aperçu de l'événement.