Équipe et rôles

Chaque personne de votre équipe a son propre compte et ne voit que ce que son rôle permet. Pas besoin de partager un mot de passe.

La page se trouve dans le menu de gauche : Organisme › Équipe. Seul un responsable y a accès.

Les 5 rôles

• Responsable : tout, y compris l'équipe, le branchement Stripe et les réglages de l'organisme.
• Administrateur : crée et modifie les événements, voit les ventes et les participants, corrige les commandes, renvoie les billets, rembourse, écrit aux participants, exporte les rapports et l'infolettre, scanne et vend à la porte. Pas d'accès à l'équipe, aux réglages ni à Stripe.
• Comptabilité : consulte les ventes, l'Aperçu des événements et les participants, exporte les rapports et la liste de l'infolettre. Ne modifie rien.
• Vente à la porte : vend des billets à la porte et scanne les entrées. Rien d'autre.
• Contrôle à l'entrée : scanne les billets à l'entrée. Rien d'autre.

Un rôle vaut pour tous les événements de l'organisme. Les rôles « Vente à la porte » et « Contrôle à l'entrée » scannent sans code bénévole. Le jour d'un événement, en se connectant, ils arrivent directement sur l'écran de scan.

Le détail complet est dans le tableau « Qui peut faire quoi ? », replié au bas de la page Équipe. Cliquez dessus pour l'ouvrir.

Inviter quelqu'un

1. Dans Organisme › Équipe, allez à « Inviter quelqu'un ».
2. Entrez le courriel de la personne.
3. Choisissez son rôle.
4. Cliquez sur « Envoyer l'invitation ».

La personne reçoit un courriel avec un bouton « Accepter l'invitation ». Le lien s'affiche aussi à l'écran, avec un bouton « Copier » : vous pouvez le lui envoyer par texto si le courriel tarde.

• Le lien est personnel : seule la personne au courriel invité peut l'accepter.
• Il est valable 7 jours.
• Si elle n'a pas de compte, elle le crée en quelques secondes (son nom et un mot de passe). Si elle en a déjà un, elle se connecte.

Les invitations pas encore acceptées apparaissent sous « Invitations en attente », avec leur date d'expiration. Cliquez sur « Annuler » pour en retirer une.

La fonction : un mot libre

Dans la liste des membres, la colonne Fonction sert à noter qui s'occupe de quoi : bar, accueil, vestiaire, trésorerie… Tapez le mot, puis cliquez sur « OK ».

Changer de rôle

Choisissez le nouveau rôle dans la liste déroulante de la personne. C'est enregistré tout de suite : le message « Rôle modifié. » s'affiche.

Retirer une personne

Cliquez sur « Retirer » sur sa ligne, puis confirmez. Elle garde son compte sur le site, mais n'a plus accès à votre organisme.

Le dernier responsable

Un organisme doit toujours avoir au moins un responsable. Si vous essayez de retirer le dernier, ou de lui donner un autre rôle, le message « Il faut au moins un responsable : nommez-en un autre avant. » s'affiche. Nommez d'abord une autre personne responsable.

Les bénévoles d'un soir

Pour une personne qui vient aider une seule fois, pas besoin de compte ni d'invitation.

1. Ouvrez l'événement, onglet Jour J, section « Bénévoles sans compte ».
2. Le soir venu, montrez-lui le code QR de cette section : elle le scanne avec son téléphone. Vous pouvez aussi lui envoyer d'avance le lien (bouton « Copier le lien ») et le code bénévole.
3. Elle tape le code bénévole et commence à scanner.

Le code fonctionne pour cet événement seulement. Il donne accès au scan, à la liste de secours et à la vente à la porte. Changez le code après l'événement (bouton « Changer le code ») pour fermer ces accès. Voir Scanner les billets.

Le rôle « Contrôle à l'entrée » est plutôt pour les personnes qui reviennent à chaque événement.

Plusieurs organismes

Une même personne peut faire partie de plusieurs organismes. Une liste en haut du menu de gauche permet alors de passer de l'un à l'autre.

Questions fréquentes

Puis-je donner accès à un seul événement ?

Pas encore. Un rôle vaut pour tous les événements. Pour un seul soir, utilisez le code bénévole.

Puis-je voir qui a fait quoi ?

Il n'y a pas encore de journal des actions.

Une personne a oublié son mot de passe.

Elle clique sur « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion. Voir le dépannage.