Écrire aux participants

Un changement de salle, un stationnement fermé, une heure qui change ? L'onglet « Messages » d'un événement envoie un courriel à tous les acheteurs d'un événement, en quelques clics.

Envoyer un message

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Événements, puis sur l'événement.
2. Cliquez sur l'onglet Messages (ou sur « Écrire aux participants » dans les actions de l'onglet Aperçu). La page « Écrire aux participants » s'ouvre.
3. Écrivez l'objet, par exemple « Changement de salle ».
4. Écrivez le message.
5. Cliquez sur « Envoyer », puis confirmez.

Le message « Message envoyé. » confirme l'envoi. Il n'y a pas de bouton pour annuler un envoi : relisez-vous avant de cliquer.

Qui reçoit le message ?

La page indique le nombre exact d'acheteurs avant l'envoi.

• Oui : chaque acheteur dont la commande est payée, en ligne ou à la porte, s'il a donné un courriel.
• Une seule fois par adresse, même si la personne a passé plusieurs commandes.
• Non : les commandes remboursées, les ventes à la porte sans courriel, les personnes de la liste d'attente.
• Non : les personnes qui achèteront après l'envoi. Le message n'est pas renvoyé aux nouveaux acheteurs.

Le message s'adresse à l'acheteur. Si une personne a acheté pour un groupe, c'est à elle de faire suivre.

Ce que voit l'acheteur

• L'objet, suivi du nom de l'événement.
• La date et l'heure de l'événement, en haut du courriel.
• Votre texte, avec vos sauts de ligne.
• Un bouton « Voir mes billets », les boutons pour ajouter l'événement au calendrier et le lien vers l'itinéraire.

Le courriel part au nom de votre organisme. Si la personne répond, la réponse arrive au courriel de contact inscrit dans Organisme › Page publique. Vérifiez qu'il est à jour.

Retrouver les messages envoyés

Sous le formulaire, la section « Messages envoyés » garde l'historique : objet, date, nombre de destinataires et texte complet. Pratique pour savoir ce qui a déjà été dit, surtout quand plusieurs personnes de l'équipe écrivent.

Bonnes pratiques

• Un objet clair : « Changement de salle », « Stationnement fermé ». Évitez « Important ! ».
• L'essentiel d'abord : quoi, quand, où. Les détails ensuite.
• Reporter un événement : changez d'abord la date dans l'onglet Modifier, puis écrivez aux participants. Le courriel affiche la date enregistrée : si vous écrivez avant de la changer, l'ancienne date apparaîtra en haut.
• Pas besoin d'écrire la veille : un rappel automatique part environ 24 h avant l'événement.
• Annulation : utilisez plutôt Annuler l'événement. Il rembourse et avise chaque acheteur. N'envoyez pas un deuxième message en plus.
• Pas de publicité : ce message sert à informer sur l'événement acheté. Pour annoncer vos autres activités, passez par votre infolettre, qui respecte le consentement de chacun.
• Peu de messages : un ou deux par événement, c'est bien. Trop de courriels finissent dans les indésirables.

Ce qui n'existe pas encore

• Envoyer un message test à soi-même avant l'envoi.
• Programmer un envoi pour plus tard.
• Joindre un fichier ou une image.
• Écrire à une seule personne depuis cette page. Pour cela, prenez son courriel dans l'onglet Participants et écrivez-lui avec votre propre logiciel de courriel.

Qui peut écrire aux participants ?

Le responsable et les administrateurs de l'organisme. Voir Équipe et rôles.

Questions fréquentes

Le bouton « Envoyer » est grisé.

Aucun acheteur n'a encore de commande payée avec un courriel. Il n'y a personne à qui écrire.

Une personne dit ne pas avoir reçu le message.

Demandez-lui de regarder dans ses courriels indésirables. Vérifiez aussi son courriel dans l'onglet Participants et corrigez-le au besoin. Le message ne se renvoie pas à une seule personne : écrivez-lui directement.