Créer un événement

Créer un événement prend quelques minutes. Cliquez sur le bouton « + Nouvel événement », en haut de l'Accueil ou de la page Événements. Seuls les rôles responsable et administrateur peuvent créer ou modifier un événement.

Le formulaire a six sections. Les champs obligatoires sont le nom, la date, l'heure de début, le nombre de places et au moins un type de billet.

L'essentiel

• Nom de l'événement : par exemple « Soirée-bénéfice d'automne ».
• Date et Début : l'heure est proposée à 19 h, changez-la au besoin.
• Fin (facultatif) : si l'heure de fin est plus tôt que le début, la billetterie comprend que l'événement se termine après minuit.
• Places au total : la capacité de la salle, de 1 à 100 000. Voir plus bas.
• Lieu : nom de la salle, adresse et ville. Il sert au bouton « Itinéraire » envoyé aux acheteurs.
• Visuel : trois styles d'affiche, générés à partir du nom de l'événement. Cliquez sur celui qui vous plaît.
• Image de l'événement (facultatif) : une photo du spectacle ou votre affiche. Idéalement horizontale (au moins 1200 × 630) ; une affiche verticale s'affiche en entier, sur un fond flouté. Elle remplace le visuel généré sur la page, dans les cartes, sur l'affiche imprimable et dans l'aperçu quand on partage le lien sur Facebook. Cochez la case qui confirme que vous détenez les droits sur l'image.

Présentation

• Description : programme, menu, à quoi servira l'argent amassé.
• Infos pratiques : ouverture des portes, stationnement, accessibilité. Elles sont reprises dans le courriel des billets et dans le rappel envoyé la veille.

Billets et options

• Billets : un type « Entrée générale » est proposé. Ajoutez-en d'autres avec « + Ajouter un type de billet ». Tout est expliqué dans Les types de billets.
• Options à précommander : consommations, repas, chandails… Voir Dons et options.
• Un type de billet peut être Public ou Réservé : visible seulement avec un code (liste « Visibilité »). Voir Codes promo et billets réservés.

Questions à l'acheteur

Jusqu'à trois questions posées une fois par commande, sur la page de paiement (« Allergies ou restrictions alimentaires ? », « Taille de t-shirt »), chacune facultative ou obligatoire. Laissez une ligne vide pour ne pas la poser. Voir Questions à l'acheteur.

Réglages

• Don facultatif au paiement : propose un don à l'acheteur (activé par défaut).
• Inscription à l'infolettre : ajoute une case à cocher, jamais cochée d'avance, comme le demande la Loi 25.
• Publié : voir la section suivante.
• Fin de la vente en ligne (facultatif) : une date et une heure. Voir plus bas.

Cliquez sur « Créer l'événement », en haut ou au bas du formulaire. Dès que vous remplissez un champ, une barre « Modifications non enregistrées · Annuler · Enregistrer » apparaît aussi en bas de l'écran ; si vous quittez la page sans enregistrer, le navigateur vous avertit.

Brouillon ou publié ?

Un nouvel événement est publié par défaut : visible et en vente dès que votre organisme est approuvé et que Stripe est branché.

Pour préparer l'événement tranquillement, décochez « Publié » : il reste un brouillon, invisible pour le public. Quand tout est prêt, ouvrez l'onglet « Modifier », cochez « Publié » et cliquez sur « Enregistrer ».

« Votre événement est créé »

Après la création, l'onglet Partager de l'événement s'ouvre avec l'encadré « Votre événement est créé. Voici comment le faire connaître ! ». Juste en dessous se trouvent le lien de vente (boutons « Copier le lien », « Code QR et affiche » et « Partager »), le code QR de l'événement et le bouton « Imprimer une affiche prête ». Si l'événement est un brouillon, l'encadré vous rappelle de le publier (onglet « Modifier ») pour ouvrir la vente.

Voir Partager et codes QR.

La fin de la vente en ligne

Sans date, la vente en ligne ferme à l'heure de début de l'événement. Avec une date, elle ferme à ce moment-là (à 23 h 59 si vous n'indiquez pas d'heure). La page affiche alors « Vente en ligne fermée ». La vente à la porte reste possible le jour J.

Capacité et liste d'attente

La vente s'arrête toute seule quand toutes les places sont vendues. Une personne en train de payer garde ses places environ 35 minutes.

Quand c'est complet, la page de l'événement affiche « C'est complet… pour l'instant » et un formulaire de liste d'attente (nom et courriel). Si des places se libèrent (remboursement, ou capacité augmentée dans « Modifier »), toutes les personnes inscrites reçoivent un courriel : premier arrivé, premier servi. Le nombre de personnes en attente s'affiche dans l'onglet Aperçu.

Vous ne pouvez pas baisser la capacité sous le nombre de billets déjà vendus.

Dupliquer pour une prochaine édition

La copie reprend aussi les questions à l'acheteur et la visibilité des billets ; les codes promo d'un événement ne sont pas copiés (ceux « pour tous les événements de l'organisme » s'appliquent d'office).

1. Ouvrez l'événement de l'an dernier.
2. Dans son onglet Aperçu, section « Actions », cliquez sur « Dupliquer pour une prochaine édition ».
3. Une copie est créée en brouillon, avec les mêmes textes, billets et options, mais sans ventes ni participants. Son onglet Aperçu s'ouvre.
4. Dans « Modifier », changez le nom et la date, puis cochez « Publié ».

Questions fréquentes

Puis-je modifier l'événement après le début des ventes ?

Oui, en tout temps, dans l'onglet « Modifier ». Pour un changement de date, modifiez d'abord la date, puis écrivez aux participants.

Le lien change-t-il si je renomme l'événement ?

Non. Le lien est créé à partir du nom au moment de la création, puis il ne change plus. Pour une copie, il contient le mot « copie ».

Puis-je créer plusieurs séances (vendredi et samedi) ?

Pas encore. Créez un événement par séance; « Dupliquer » vous fait gagner du temps.