Vendre des billets pour une soirée-bénéfice : le guide étape par étape

Une soirée-bénéfice est un événement organisé par un organisme pour amasser des fonds : souper, spectacle, encan ou cocktail. Sa billetterie a deux objectifs : vendre les places, et augmenter le don moyen sans compliquer l'achat. Voici comment s'y prendre, de la fixation du prix jusqu'à l'accueil des invités.

Étape 1 : fixer le prix et le nombre de places

Partez de vos coûts par personne (salle, repas, animation), ajoutez la part que vous voulez amasser, puis arrondissez à un prix simple : 50 $, 75 $, 100 $.

• Capacité : indiquez le vrai nombre de places de la salle. La billetterie arrêtera les ventes quand c'est complet, sans jamais survendre.
• Fin des ventes en ligne : fixez-la la veille si le traiteur a besoin d'un nombre final.

Étape 2 : proposer un billet de soutien

Un billet de soutien est un billet plus cher dont une partie est un don, par exemple « Billet ami : 100 $, dont 50 $ de don ». Il permet aux personnes qui le souhaitent de donner davantage sans faire de geste séparé.

Ajoutez aussi un don libre au paiement (5 $, 10 $, 20 $ ou un autre montant). Dans BilletSVP, les dons vont à 100 % à l'organisme, moins les frais de carte.

Étape 3 : les options (repas, consommations, articles)

Vendez d'avance ce qui sera remis sur place : choix de repas, consommations, t-shirt. Le jour J, l'écran de scan indique au bénévole quoi remettre à chaque personne. La liste papier aussi.

Une question à l'achat (« Allergies ou restrictions alimentaires ? ») évite de courir après les invités par courriel. Pensez à la Loi 25 : ne demandez que ce dont vous avez besoin. BilletSVP efface ces réponses 90 jours après l'événement.

Étape 4 : les reçus fiscaux, à faire correctement

Seul un organisme de bienfaisance enregistré peut émettre un reçu officiel pour dons. Pour une soirée-bénéfice, l'Agence du revenu du Canada exige un reçu fractionné : seule la partie qui dépasse la valeur de ce que l'invité reçoit (repas, spectacle) est admissible.

Exemple : un billet de 100 $ pour un souper d'une valeur de 60 $ donne droit à un reçu de 40 $. Le billet de soutien rend ce calcul très simple, puisque la part de don est déjà séparée sur la commande.

Étape 5 : faire connaître l'événement

• La page de l'événement est votre meilleure publicité : une affiche, une description claire, le lieu et l'heure. Partagez son lien partout.
• Le code QR imprimable sur une affiche mène directement à l'achat.
• Les codes promo (membres, bénévoles, partenaires) permettent d'offrir un rabais ciblé sans baisser le prix pour tout le monde.

Étape 6 : quand c'est complet

Une soirée complète est une bonne nouvelle, à condition de ne pas perdre les retardataires. Avec une liste d'attente à tour de rôle, chaque place libérée par une annulation est réservée à la personne suivante pendant un délai. Elle reçoit un courriel pour la prendre, et personne n'a à surveiller la page.

Étape 7 : l'accueil des invités

Imprimez la liste papier la veille, donnez le code bénévole aux personnes de l'accueil, et prévoyez la vente à la porte pour les dernières places. Le guide Gérer l'entrée d'un événement communautaire détaille cette partie.

Questions fréquentes

Combien de temps avant l'événement faut-il ouvrir la vente ?

Pour une soirée-bénéfice, de 4 à 8 semaines avant est une bonne moyenne : assez pour que les invités planifient, sans que l'événement soit oublié. Gardez une relance par courriel une semaine avant.

Peut-on vendre des tables entières ?

Oui : créez un type de billet « Table de 8 » avec son propre prix et un nombre limité.

Faut-il facturer la TPS et la TVQ sur une soirée-bénéfice ?

Ça dépend du statut de l'organisme et de ses revenus. Voyez le guide TPS, TVQ et reçus fiscaux sur les billets d'un OBNL.