Gérer l'entrée d'un événement communautaire : scan, liste papier et vente à la porte
Scanner les billets avec un simple téléphone, continuer même sans réseau, vendre les dernières places à la porte et faire la caisse : la méthode pour une entrée fluide, même avec des bénévoles d'un soir.
Publié par BilletSVP · mis à jour le
Une entrée fluide repose sur trois choses : un moyen rapide de valider les billets, un plan B si la technologie lâche, et une façon simple de vendre les dernières places sur place. Pour un événement communautaire, tout cela peut se faire avec les téléphones des bénévoles, sans application ni matériel à louer.
Scanner les billets avec un téléphone, sans application
Les billets électroniques contiennent un code QR. Pour le valider, un bénévole ouvre l'écran de scan dans le navigateur de son téléphone, entre le code bénévole de l'événement, puis pointe la caméra :
- vert : bienvenue, billet valide ;
- orange : billet déjà utilisé, avec l'heure d'entrée ;
- rouge : billet invalide ou remboursé.
Plusieurs téléphones peuvent scanner en même temps. Un même billet ne peut entrer qu'une fois, même s'il est présenté à deux portes.
Que faire si le réseau tombe dans la salle ?
C'est la crainte numéro un des organisateurs, avec raison : les sous-sols d'église et les arénas captent souvent mal. Deux protections :
- Le scan sans réseau. L'écran de scan de BilletSVP garde dans le téléphone la liste des billets de l'événement. Si le réseau tombe, le scan continue, et les entrées partent toutes seules au retour du réseau. Il suffit d'avoir ouvert le scan une fois avec du réseau avant l'arrivée du public.
- La liste papier. Imprimée la veille, triée par nom ou par numéro de billet, elle se coche au crayon. C'est le plan B absolu : elle ne tombe jamais en panne.
Plusieurs billets sur le même téléphone
Une personne arrive avec les billets de toute sa famille ? Scannez-les l'un après l'autre : sur son téléphone, chaque billet validé s'affiche « Utilisé » et la page passe toute seule au suivant. Mieux encore, l'acheteur peut envoyer à chaque personne son propre billet : chacun entre avec le sien, même en arrivant séparément.
Vendre les dernières places à la porte
La vente à la porte permet d'accueillir les retardataires et de ne laisser aucune chaise vide. Trois façons d'encaisser :
| Paiement | Comment | Où va l'argent |
|---|---|---|
| Code QR | L'acheteur scanne un code avec son téléphone et paie par carte, Apple Pay ou Google Pay | Le compte Stripe de l'organisme |
| Carte au terminal | Avec un terminal ou l'application de paiement de l'organisme | Selon le terminal |
| Comptant | Le bénévole encaisse et enregistre la vente | La caisse |
Dans tous les cas, la vente est enregistrée dans la billetterie et la personne est marquée comme entrée.
Faire la caisse en fin de soirée
À la fin, le bilan de caisse indique le nombre de ventes et le montant par moyen de paiement. Il donne surtout le montant en argent comptant à trouver dans la caisse, en plus du fond de départ. Plus de calculs sur un coin de table à minuit.
La liste de vérification de la veille
- Téléphones chargés, luminosité au maximum, une batterie d'appoint.
- Ouvrir le scan une fois avec du réseau (autoriser la caméra) : la liste est alors gardée dans le téléphone.
- Donner le code bénévole aux personnes de l'accueil.
- Imprimer la liste papier.
- Pour la vente à la porte : monnaie, fond de caisse, terminal chargé.
Questions fréquentes
Faut-il télécharger une application pour scanner les billets ?
Non. Avec BilletSVP, le scan se fait dans le navigateur du téléphone, avec un code bénévole propre à l'événement. Aucun compte n'est nécessaire pour un bénévole d'un soir.
Combien de bénévoles faut-il à l'entrée ?
Comptez environ une personne qui scanne par 150 invités attendus dans la même demi-heure, plus une personne pour la vente à la porte s'il en reste des places.
Une personne a oublié son billet : que faire ?
Cherchez-la par son nom ou son courriel dans l'écran de scan (« Billet oublié ? ») et faites-la entrer. Elle peut aussi retrouver ses billets elle-même à partir de son courriel.
BilletSVP est gratuit pour les organismes à but non lucratif : seuls les frais de carte de Stripe s’appliquent, et l’argent va directement dans votre compte.